Tietosuojakäytäntö

TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Reonel Oy

PL 40, 00321 Helsinki

info@reonel.fi

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ

Roope Kokko

info@reonel.fi

3. REKISTERIN NIMI

Reonel Oy:n asiakastietorekisteri, joka sisältää tiedot yrityksemme asiakkaista.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

1. Asiakassuhteen hoitaminen: Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja voidaksemme hoitaa asiakassuhteita, mukaan lukien asiakaspalvelu, tilausten ja huoltotapausten käsittely sekä laskutus.

2. Markkinointi ja viestintä: Käytämme henkilötietoja asiakasviestintään ja markkinointiin. Tämä voi sisältää uutiskirjeiden lähettämistä, tietoa uusista tuotteista tai palveluista ja kutsuja tapahtumiin. Asiakkaalla on aina oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnästä.

3. Palvelujen kehittäminen: Saatamme käsitellä henkilötietoja voidaksemme parantaa ja kehittää palvelujamme. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi asiakaspalautteen analysointia tai käyttäjätilastojen seurantaa.

4. Lakisääteiset velvoitteet: Joissakin tapauksissa meidän on käsiteltävä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoa koskevien sääntöjen, vuoksi

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

Perustiedot: Etu- ja sukunimi
Yhteystiedot: Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Asiakassuhdetiedot: Tiedot asiakkaan tilauksista, laskutuksesta, asiakaspalvelukontakteista ja muista asiakassuhteen aikana syntyneistä tiedoista
Markkinointi- ja viestintätiedot: Tiedot asiakkaan suostumuksista ja kielloista markkinointiin sekä asiakkaalle lähetetyistä markkinointiviesteistä
Palvelun käyttötiedot: Tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista, esimerkiksi ostohistoria tai käyttäjätilastot
Laitetiedot: Tiedot asiakkaan huoltoon toimittamien laitteiden yksilöllisistä sarja- ja IMEI-numeroista.
Muut mahdolliset tiedot: Asiakkaan vapaaehtoisesti antamat, suostumuksen perusteella kerätyt lisätiedot

Tämä luettelo ei välttämättä ole tyhjentävä, ja se voi vaihdella asiakkaasta toiseen riippuen asiakassuhteen laadusta ja kestosta. Emme kuitenkaan kerää enempää tietoa kuin on tarpeellista yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

1. Suoraan rekisteröidyltä: Suurin osa keräämistämme henkilötiedoista saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään. Tämä voi tapahtua esimerkiksi rekisteröitymisen, tilausten, asiakaspalvelukontaktien tai markkinointilupien yhteydessä.

2. Palvelun käytön yhteydessä: Keräämme tietoja myös rekisteröidyn käyttäessä palveluitamme. Näitä tietoja ovat esimerkiksi ostohistoria, palvelun käyttötilastot ja evästeiden kautta kerätyt tiedot.

3. Kolmannet osapuolet: Joissakin tapauksissa saamme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten yhteistyökumppaneilta, jälleenmyyjiltä tai viranomaisilta. Tällöin varmistamme aina, että näillä osapuolilla on lakisääteinen oikeus jakaa kyseiset tiedot.

Käsittelemme ainoastaan rekisteröidyn itse antamia tietoja tai tietoja, jotka on saatu rekisteröidyn suostumuksella, tai joita on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraavasti:

1. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat: Saatamme luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, joiden avulla tarjoamme palveluitamme. Tällaisia osapuolia voivat olla esimerkiksi maksupalveluntarjoajat, logistiikkakumppanit tai markkinointi- ja viestintätoimistot. Kaikki yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme noudattavat tiukkoja tietosuojakäytäntöjä ja heidän kanssaan on solmittu asianmukaiset tietosuojasopimukset.

2. Viranomaiset: Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, jos laki niin edellyttää.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Pääsääntöisesti tietomme sijaitsevat Suomessa ja EU- ja ETA-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, kuten Shopify Inc:lle, joka tarjoaa alustan verkkokauppamme ylläpitämiseen. Tässä tapauksessa varmistamme aina, että tietojen siirtoon on olemassa asianmukainen lainsäädännöllinen perusta, kuten EU-komission hyväksymät vakiomuotoiset tietosuojalausekkeet, ja että tietosuojan taso on riittävä.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tietojen suojaaminen on meille tärkeää. Käytämme useita erilaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme henkilötietojen suojan:

Tekniset toimenpiteet

1. Salaus: Kaikki henkilötiedot salataan sekä tallennettaessa että siirrettäessä. Käytämme alan standardien mukaista salaustekniikkaa tietoturvan takaamiseksi.

2. Tietoturvaohjelmistot: Käytämme virustorjunta- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmistoja suojaamaan järjestelmämme ja henkilötietosi.

3. Palomuurit: Järjestelmämme suojataan palomuureilla, jotka estävät luvattoman pääsyn.

4. Kaksivaiheinen todennus: Käytämme kaksivaiheista todennusta varmistaaksemme, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät käsiksi henkilötietoihin.

Organisatoriset toimenpiteet

1. Käyttöoikeuksien hallinta: Rajoitamme pääsyn henkilötietoihin vain niille työntekijöille, joilla on tarve käsitellä niitä työtehtäviensä puitteissa.

2. Tietoturvakoulutus: Kaikki työntekijämme saavat säännöllistä koulutusta tietoturva-asioista, mukaan lukien henkilötietojen käsittely ja tietoturvauhat.

3. Tietoturvapolitiikat ja -prosessit: Noudatamme selkeästi määriteltyjä tietoturvapolitiikkoja ja -prosesseja, jotka ohjaavat työntekijöidemme toimintaa ja auttavat varmistamaan henkilötietojen suojan.

Näiden toimenpiteiden avulla pyrimme takaamaan, että henkilötietosi ovat suojattuja kaikilta luvattomilta pääsyltä ja vahingoilta.

9. TARKASTUSOIKEUS JA TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilön tiedot löytyvät tämän dokumentin kohdasta 2.

Tarkastuspyynnössä tulisi ilmetä seuraavat tiedot:

- Rekisteröidyn koko nimi

- Yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero)

- Mahdolliset muut tiedot, jotka auttavat rekisteröidyn tunnistamisessa ja yhteydenotossa

Rekisteröityä pyydetään varmentamaan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista. Tämä voi tapahtua esimerkiksi henkilöllisyystodistuksen näyttämisellä henkilökohtaisesti tai digitaalisen tunnistautumisen avulla.

Tietojen tarkastuspyyntöön vastataan kirjallisesti 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei erityisiä syitä pidemmälle vastausajalle ole.

Huomioithan, että sinulla on oikeus yhteen maksuttomaan tietojen tarkastukseen vuodessa. Useammat pyynnöt saman vuoden aikana voidaan periä hallinnollisten kustannusten mukaan.

10. TIEDON KORJAAMINEN JA TIEDON KORJAAMISEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Tietojen korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilön tiedot löytyvät tämän dokumentin kohdasta 2.

Korjauspyynnössä tulisi ilmetä seuraavat tiedot:

- Rekisteröidyn koko nimi

- Yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero)

- Virheelliset tiedot sekä niiden korjatut versiot

- Mahdolliset muut tiedot, jotka auttavat rekisteröidyn tunnistamisessa ja yhteydenotossa

Rekisteröityä pyydetään varmentamaan henkilöllisyytensä ennen tietojen korjaamista. Tämä voi tapahtua esimerkiksi henkilöllisyystodistuksen näyttämisellä henkilökohtaisesti tai digitaalisen tunnistautumisen avulla.

Korjauspyyntöön vastataan kirjallisesti 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei erityisiä syitä pidemmälle vastausajalle ole.

11. MUUT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on lisäksi myös seuraavat oikeudet:

1. Oikeus tehdä valitus: Jos rekisteröity kokee, että emme käsittele hänen henkilötietojaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle tai muulle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

2. Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa ja ilman kustannuksia, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin liittyen.

3. Oikeus rajoittaa käsittelyä: Joissakin tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme hänen henkilötietojensa käsittelyä.

4. Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), jos esimerkiksi henkilötietojen säilyttäminen ei enää ole tarpeen tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.

Ota yhteyttä rekisterinpitäjään, jos sinulla on kysymyksiä näistä oikeuksista.

8.3.2024, versio 2